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펜션 예약 관리 엑셀 무료 양식 - 이중예약을 잡아내는 겹침 확인 수식까지
펜션 예약 관리 엑셀에 꼭 있어야 할 칸을 정리하고, 같은 객실 이중예약을 찾아 주는 겹침 확인 수식과 월별 객실 현황이 들어간 숙박 예약 대장 양식을 무료로 나눕니다. 엑셀로 관리할 때의 한계도 함께 담았습니다.
객실이 3~4개인 펜션 중에는 아직 엑셀로 예약을 관리하는 곳이 많습니다. 네이버, 야놀자, 전화로 들어온 예약을 한 파일에 모아 두면 어느 날 어느 객실이 비었는지 한눈에 보이고 따로 돈이 드는 프로그램도 필요 없습니다. 그런데 막상 양식을 찾아보면 유료이거나 회원가입을 해야 받을 수 있는 경우가 대부분입니다. 이 글에서는 펜션 예약 관리 엑셀에 꼭 있어야 할 칸을 정리하고 같은 객실에 예약이 겹치면 바로 표시해 주는 수식이 들어간 양식을 무료로 나눕니다.
펜션 예약 관리 엑셀에 꼭 있어야 할 칸
| 칸 | 적을 내용 | 필요한 이유 |
|---|---|---|
| 채널·예약번호 | 예약 채널(네이버, 야놀자 등)과 그 채널의 예약번호 | 취소·변경 문의가 오면 채널에서 바로 찾기 |
| 객실 | 객실 이름(목록에서 고르기) | 이름이 한 글자만 달라도 겹침 확인이 안 됨 |
| 입실일·퇴실일 | 날짜 형식으로 한 칸씩 | 박 수와 겹침 계산의 기준 |
| 예약자·연락처 | 이름과 휴대폰 번호 | 입실 안내를 보낼 곳 |
| 인원 | 성인·아이 수 | 침구 준비, 인원 추가 요금 |
| 금액·입금 | 결제 금액과 입금 여부 | 전화 예약의 미입금 확인 |
| 상태 | 확정 또는 취소 | 취소 건을 지우지 않고 남기기 |
| 메모 | 바베큐, 반려견, 늦은 입실 | 미리 준비할 것 |
입실일과 퇴실일은 꼭 날짜 형식으로 따로 적습니다. "11/7~9"처럼 한 칸에 적으면 보기에는 편해도 엑셀이 날짜로 읽지 못해 박 수도 겹침도 계산할 수 없습니다. 객실 이름도 직접 치지 말고 목록에서 고르게 해 두면 "A동"과 "A 동"이 다른 객실로 잡히는 일을 막을 수 있습니다.
펜션 예약 관리 엑셀 양식 무료 다운로드
펜션 예약 관리 엑셀 양식xlsx · 회원가입 없이 바로 받기양식은 시트 세 장으로 되어 있습니다.
- 예약 대장 - 한 줄에 예약 한 건을 적습니다. 박 수와 겹침 확인은 수식이 채우고 겹친 줄은 붉게 칠해집니다.
- 월별 현황 - 맨 위 칸에 보려는 달의 1일을 넣으면 객실별로 그 달 달력과 가동률이 나옵니다. "다음 달 둘째 주 토요일 비어 있나요?" 같은 전화에 바로 답할 수 있습니다.
- 설정 - 객실 이름과 예약 채널 목록을 적습니다. 여기 적은 이름이 예약 대장의 선택 목록이 됩니다.
예약 대장에 들어 있는 예시 여섯 줄은 겹침과 취소가 어떻게 보이는지 확인한 뒤 지우고 쓰면 됩니다.
이중예약을 잡아내는 겹침 확인 수식
두 예약이 겹치는지는 한 가지 조건으로 판단합니다. 같은 객실에서 기존 예약의 입실일이 새 예약의 퇴실일보다 빠르고 기존 예약의 퇴실일이 새 예약의 입실일보다 늦으면 겹칩니다. 퇴실일 당일 입실은 겹침이 아닙니다. 앞 손님이 오전에 나가고 다음 손님이 오후에 들어오기 때문입니다.
양식의 '겹침 확인' 칸에는 이 조건을 COUNTIFS로 옮긴 수식이 들어 있습니다. 아래는 빈 줄을 거르는 부분을 뺀 핵심입니다.
=IF(COUNTIFS($D$2:$D$501,D2,$E$2:$E$501,"<"&F2,$F$2:$F$501,">"&E2,$M$2:$M$501,"<>취소")>1,"겹침","")
D열은 객실, E열은 입실일, F열은 퇴실일, M열은 상태입니다. 이 수식은 같은 객실이면서 기간이 겹치고 취소되지 않은 줄을 셉니다. 자기 자신도 한 번 세어지므로 2 이상이면 다른 예약과 겹친 것입니다. 직접 만든 표에 쓸 때는 열 문자만 그 표에 맞게 바꾸면 됩니다.
엑셀로 관리할 때 알아 둘 한계
- 겹침을 표시할 뿐 막지는 못합니다. 수식은 줄을 붉게 칠하기만 하므로 바쁠 때 못 보고 지나치면 겹친 예약이 그대로 남습니다. 또 엑셀이든 다른 프로그램이든 적어 둔 예약끼리만 비교합니다. 한 채널에서 예약이 들어오면 다른 채널의 같은 날짜를 바로 마감하는 일은 여전히 직접 챙겨야 합니다.
- 휴대폰에서 보기 불편합니다. 밖에서 예약 문의 전화를 받으면 작은 화면으로 엑셀 파일을 열어 날짜를 찾기가 쉽지 않습니다.
- 안내 문자는 따로 보내야 합니다. 엑셀은 문자를 보내지 않습니다. 매일 아침 대장을 열어 오늘 들어오는 손님을 찾고 한 명씩 객실 비밀번호를 보내야 합니다.
- 연락처가 담긴 파일이 돌아다닙니다. USB나 메일, 메신저로 파일을 주고받을 때마다 손님 연락처도 함께 따라갑니다. 파일에는 암호를 걸고 오래 지난 예약의 연락처는 지워 두세요. 객실 비밀번호는 대장에 적지 않는 편이 안전합니다.
등록만 하면 겹침 확인과 안내가 따라오는 방식
스테이메이트는 엑셀 대장에서 손이 가던 부분을 덜어 낸 서비스입니다. 예약 채널과 연동되는 프로그램이 아니라 들어온 예약을 엑셀에 적듯 직접 등록하는 방식입니다. 등록하는 수고는 엑셀과 같습니다. 달라지는 것은 그다음입니다.
겹치면 저장되지 않습니다. 같은 객실에 기간이 겹치는 예약이 있으면 등록이 막히고 어느 손님의 예약과 겹치는지도 함께 보여 줍니다. 퇴실일 당일 입실은 엑셀 양식과 같은 기준으로 허용합니다.
달력을 따로 만들지 않아도 됩니다. 등록한 예약은 객실별 색 막대로 월간 캘린더에 바로 그려지고 휴대폰에서도 볼 수 있습니다.
안내 문자가 정한 시각에 나갑니다. 입실 전날, 입실 당일, 퇴실 당일처럼 보낼 시점과 시각을 한 번 정해 두면 등록된 예약마다 객실 비밀번호를 담은 알림톡이 자동으로 나갑니다. 발송 결과는 텔레그램으로 받아 볼 수 있습니다.
예약이 한 달에 몇 건 안 된다면 이 글의 엑셀 양식으로도 충분합니다. 예약이 늘어 매일 아침 안내 문자를 보내는 일이 부담이 되기 시작하면 그때 자동화를 생각해 보세요. 어떤 시점에 무엇을 보낼지는 펜션 안내 문자, 언제 무엇을 보낼까에, 휴대폰 예약 발송부터 자동화 서비스까지 방법별 비용은 펜션 문자 자동화, 방법 5가지 비교에 정리해 두었습니다. 스테이메이트는 7일 무료 체험으로 직접 써 볼 수 있습니다.
